Easysapers RPA – Robotics Process Automation

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Robotic Process Automation – O que é e como implementar?

O RPA está fazendo as organizações mais eficientes e seus colaboradores mais satisfeitos. Confira nessa página porque e como você também pode fazer parte.

Atualmente, os robôs e as automações já são uma grande parte da vida das pessoas, desempenhando papéis cada vez mais importantes nelas. Nos mais diversos segmentos corporativos, esses auxiliares artificiais estão por toda parte, ajudando os humanos a alcançar seus objetivos, seja produtividade ou qualidade de vida. Tanto a população quanto as empresas estão colhendo benefícios dos avanços na tecnologia de robotização.

Nos últimos anos, o mundo corporativo testemunhou o surgimento de uma tecnologia chamada Robotic Process Automation, ou RPA, o qual consiste no desenvolvimento e implantação de robôs digitais para automatizar tarefas em sua maioria monótonas e repetitivas, mas pode ir muito além disso. Ao reunir o que é chamado de força de trabalho digital para ajudar os humanos em suas rotinas diárias, os colaboradores ganham mais tempo e foco para lidar com as atividades de maior demanda cognitiva e de geração de valor, portanto, passando de tarefas repetitivas e operacionais para tarefas mais estratégicas.

As vantagens imediatas de uma força de trabalho do tipo podem ser interpretados pelos clássicos dizeres e pensamentos de que ter um robô como companheiro de trabalho significa “alguém” que não para de trabalhar, ou seja, é 24x7, não fica doente, tem um custo fixo anual e geralmente é mais econômico do que pagar a folha salarial, além disso, não se cansam, não precisam de break e não entram em atrito com seus superiores.

Através de uma plataforma de RPA ou solução específica pode-se obter uma suíte de softwares feitos para codificar, deployar, executar e gerenciar os robôs. Essas soluções oferecem uma serie de features de maneira amigável para o usuário em seus estúdios de desenvolvimento e orquestração de execução. Algumas dessas soluções contam inclusive com dashboards, integrações e outros benefícios adicionais.

A partir da escolha de uma solução, é importante priorizar as demandas, em termos de escolha das demandas usualmente analisa-se as vertentes de benefícios versus complexidade como mostrado abaixo:

Benefícios x complexidade

Além dos critérios especificados acima, algumas lições aprendidas de nossa experiência com projetos RPA devem ser observadas como:

  • Criteriosa escolha dos processos, assegurando que não está objetivando automatizar um processo atualmente problemático ou ainda muito complexo mesmo para execuções manuais
  • Conhecimento dos processos, essencial para boa escolha e também para detalhamento dos passos que devem ser executados pelo robô a partir da automação
  • Avaliação de melhorias, em toda análise de processos, é possível, buscar oportunidades de melhorias no processo, temos experiências e cases em que mesmo que o processo não fosse automatizado já teríamos ganhos após criteriosa análise, atualização e otimização dos steps de um processo de compras
  • Infraestrutura, outro ponto que é essencial para uma boa execução dos robôs, muitas empresas não se atentam a essa questão pois as soluções de RPA rodam na nuvem, no entanto, a infraestrutura interna também é importante pois determina e influencia a performance de execução dos robôs

A Easysapers possui entre suas ofertas de serviço, a implantação de RPA para automação de processos no SAP ou a partir de soluções desenvolvidas por nós em SAP Cloud Platform.

Nossa exclusiva abordagem visa entender os processos candidatos, as expectativas e mapear a real necessidade e retorno em se automatizar tarefas, acreditamos que o software ou a tecnologia seja uma consequência dessa análise o qual executamos através de uma assessment inicial alinhado a nossa metodologia.

A necessidade de automação de tarefas é ocasionada pois tradicionalmente, os softwares executam os processos de negócios segregado e em silos. Esse modelo levou a uma maior fluidez nos processos no sistema integrado, ou ERPs, sendo a idade de ouro dos sistemas SAP ECC e versões anteriores.

A partir de um ERP como o SAP ECC por exemplo, você tem um sistema extremamente poderoso para administrar seus negócios, desde o CEO -> chão de fábrica -> área de vendas -> etc, no entanto, este é apenas um lado da moeda; o lado oposto desta moeda é que esse modelo leva a execução de tarefas individuais e em silos repetitivas, tarefas do dia a dia que se tornaram tão repetitivas e complicadas quanto as tarefas de papel e lápis que substituíram.

Se você usa um sistema SAP (ou qualquer sistema de negócios), quantos processos você pode pensar que se encaixam em automação? Que atualmente estão consumindo tempo de recursos.

Com o RPA, além de identificar ociosidades, automatizar tarefas repetitivas gera maior satisfação para seus funcionários que poderão deixar o lado operacional e passar a atuar de maneira mais analítica.

O RPA é uma das formas emergentes de tecnologia de automação de processos de negócios que permite configurar um software (ou bot) para emular interações humanas com vários sistemas. Eles ajudam a capturar e processar os dados, acionar eventos e executar outros aplicativos.

Considere um cenário em que o usuário teria que obter dados armazenados em um excelsheet, PDF e sites on-line antes de atualizar os registros de negócios em um sistema SAP. Usando o RPA, você pode facilmente automatizar essas etapas e agendar o bot para executar essas tarefas regularmente.

Confira a evolução sugerida das soluções RPA no mercado, a Easysapers possui experiência para alavancar:

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Razões para utilizar RPA e a solução iRPA da SAP

Em tempos modernos e de incentivos cada vez maiores para exercício de trabalhos remotos impulsionados pela crise de mundial de saúde, uma das práticas adotadas pelas empresas e incentivada pela Easysapers é a utilização de bots tornando sua força de trabalho virtualizada.

Uma vez que o novo cenário de trabalho traz invariavelmente novos desafios para o cenário produtivo e de atuação remota, nesse sentido, nossa recomendação é a utilização de bots potencializados e executados pela solução SAP iRPA.

Nesse momento mais do que nunca, as empresas estão com demandas e SLA’s para serem cumpridos ao mesmo passo em que estão perdendo produtividade, eficiência e sendo afetadas por todo o contexto humano de crise.

O distanciamento social tem causado graves problemas na relação de produtividade e desempenho dos colaboradores levando a uma maior necessidade de desenvolver habilidades de trabalho remoto e virtuais.

Para esse contexto, indicamos e temos aplicado com sucesso em nossos clientes, a disponibilização de bots que servem como uma força extra de trabalho unindo esforço digitais.

No modo assistido, os bots podem ser o novo assistente digital dos colaboradores auxiliando e aumentando sua performance das tarefas do dia-a-dia.

No modo não assistido, os bots atuam no modo de execução automática para tarefas operacionais repetitivas.

E qual seria o motivador principal para escolher a solução da SAP (iRPA) comparada com as soluções disponíveis no mercado?

Para responder essa questão, é importante ressaltar alguns números observados desde o lançamento da solução em Maio de 2019, são eles:

  • +100 contas de empresas ativas utilizando os bots SAP
  • 17.000 bots foram executados no primeiro mês do lançamento da versão trial
  • 38 países aderiram a solução
  • 23 industrias utilizam o iRPA
  • Os bots estão sendo usados em conjunto com soluções SAP como SAP ECC, SAP S/4 HANA, C/4 HANA, Ariba e SuccessFactors

Nota-se uma crescente adoção dos clientes SAP a solução iRPA, buscando-se atingir a excelência de processos, ou seja, como a própria SAP denomina, tornar-se uma empresa inteligente.

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Também fica evidente que os diferenciais competitivos e que são buscados pelas empresas estão balizados em alguns fatos como:

  • A eficiência do processo não é mais um diferencial competitivo, mas um imperativo para acompanhar o ritmo
  • As organizações estão sob pressão para automatizar e aumentar a produtividade
  • A excelência do processo é um catalisador para impulsionar processos de negócios transparentes, automatizados, enxutos e ágeis
  • Objetivos das organizações: Centricidade no cliente e eficiência do processo

Temos ouvido de nossos clientes e empresas as quais conversamos que as atividades executadas de maneira presencial anteriormente, estão causando maior ansiedade sobre sua efetivação, por exemplo, alguns fatos que notamos em nossas pesquisas no mercado:

  • A carga de ligações para call centers aumentaram 30%
  • Busca por soluções remotas e aplicativos de produtividade aumentaram 60%
  • Ausência e cancelamento de grandes projetos e sem consumo de CAPEX nas empresas para migrações de sistemas ou similares
  • Necessidade de maior interação com os clientes sem estar fisicamente com eles
  • Compras em excesso ou falta de ajustes nos planejamentos de demandas

Esses são apenas alguns dos sintomas e percepções de mudanças de comportamento e atividades nas empresas, atividades as quais podem facilmente ser automatizadas e tornar a carga de trabalho remota menos operacional e mais estratégica.

Por outro lado, temos experiências de clientes que comprovam a efetividade da implantação de uma solução como o iRPA, confira abaixo alguns processos implantados:

  • Os colaboradores de um banco agora são assistidos por bots que executam automaticamente todas as tarefas de controle. Esses robôs iniciam muitos aplicativos de terceiros. Eles garantem a qualidade dos dados, a consistência das informações e a elegibilidade dos assinantes
  • Bot para gerenciar reuniões, executa monitoramento do Outlook, aciona um pop-up 10 minutos antes da reunião, oferecendo:
    • Discagem automática para Skype / Times / Slack / messengers
    • Envia uma cortesia - e-mail "Estarei atrasado até X minutos" para adiar
  • Em outro case interessante, bots foram implantandos para auxiliar contadores, o bot pode abrir autonomamente a caixa de correio de um contador, analisar as mensagens recebidas, identificar e-mails relacionados a pagamentos analisando seu assunto e conteúdo e, para e-mails relacionados a pagamentos, abrir a notificação de pagamento em um arquivo PDF
  • Bot de monitoramento de tickets - envia um email de resumo para um dispositivo móvel. A central de atendimento de TI recebe um assistente digital para processar tickets de serviço mais rapidamente, sem participação física
  • Os consultores de atendimento ao cliente agora são assistidos por robôs que recuperam automaticamente todas as informações pertinentes, iniciam o mecanismo de análise de dados corporativos e apresentam a resposta, enquanto o cliente está ao telefone. O consultor pode explicar imediatamente se a reclamação é ou não admissível e, se necessário, a resolução que a empresa oferecerá
  • Um centro de serviços compartilhados de compras, consegue através do bot, receber pedidos de compra via chat ou e-mail, extrair informações de pedidos, consultar o ECC, extrair informações e responder ao cliente com uma mensagem específica de pedidos via e-mail ou através de uma resposta de bate-papo
  • O bot de atendimento ao cliente ouve continuamente todas as consultas por email, envia de volta a lista de perguntas frequentes, aciona os fluxos de trabalho do cliente, se necessário, pode responder de forma inteligente

São diversos os exemplos de várias empresas que estão utilizando com sucesso o SAP iRPA para automatizar suas tarefas repetitivas ou ainda no auxilio as operações de maneira inteligente. Algumas áreas que se beneficiaram rapidamente da solução foram:

  • Automação do Shared Service Center, fazendo a gestão de avisos de pagamentos, Gerenciando avisos de pagamentos, automatizando lista de tarefas de fechamento financeiro, gerenciando extratos bancários e processando reclamações
  • Financial transformation, realizando fechamento financeiro, alocação contábil, automação de operação de caixa, contabilidade de ativos e integração bancária
  • Automação de Customer Service, realizando onboarding de clientes, enviando respostas personalizadas, cotação de vendas, processamento de pedidos e entrada de dados, automação de ordens de serviço, preenchimento de formulários entre outros
  • Automação da operação, através da automação de pedidos, classificação e segmentação de fornecedores, gerenciamento de dados mestre e atribuição e resolução de tíquetes de serviço de TI
  • Gestão de dados, através da migração e entrada de dados, integração de novos funcionários e manutenção de dados de contrato

De fato são inúmeras aplicações possíveis de serem automatizadas, fale com a Easysapers para descobrir nossos cases em detalhes.

E para facilitar ainda mais a adoção da solução, a SAP disponibiliza uma loja virtual para pesquisa e download de bots, trata-se do SAP Intelligent RPA Store.

São mais de 56 bots disponíveis para adoção, bastando para isso, realizar as adaptações necessárias para seu processo de negócio.

Para pesquisar e descobrir os bots atualmente disponíveis, somente através de um parceiro SAP, nesse caso, fale com quem já conhece do assunto, tem cases de fato e experiência no assunto, fale com a Easysapers.

Pensando em facilitar a adoção e implantação do SAP iRPA, a Easysapers oferece um serviço exclusivo denominado Easysapers Remote Services, que está baseado em melhores práticas, experiências comprovadas e menores prazos e custos para implantação, tudo propiciado por uma metodologia voltada a implantação dos bots em nossos clientes e um framework de trabalho remoto bastante produtivo.

Mas, caso você ainda não esteja convencido de como o iRPA ajudará no seu dia-a-dia, ou tenha dúvidas sobre qual processo iniciar, saiba que nossa metodologia e abordagem estão baseadas em sessões de requirements gathering para entender e listar os processos candidatos a automação entendendo seu respectivo ganho e facilitando assim a aprovação do projeto, pois trata-se de uma iniciativa de menor custo, baixo risco e solução pré-configurada para utilização trazendo rápido retorno de investimento (ROI), possibilidade de automação de processos que estão em sistemas SAP de maneira nativa ou que estão em outras soluções não-SAP.

Confira abaixo, um timeline de exemplo e entenda como é simples e fácil implementar o SAP iRPA:

Chamamos essa representação gráfica de Customer Journey o qual tem duração de 20 dias, sendo 5 dias para explorar a solução, 10 dias para prova de conceito e 5 dias de implementação.

iRPA

Através de nossa metodologia e experiência, sempre sugerimos iniciar o projeto deixando claro do que trata-se a solução SAP iRPA, com isso realizamos também um mapeamento de processos candidatos a automação, utilizando nossos métodos ágeis e através de sprints organizadas para entregas rápidas, na fase de PoC, um processo simples é configurado e um bot criado, após esse período, entra-se em modo de produção assistida, ou seja, novos processos e bots podem ser incorporados de maneira dinâmica e conforme necessidade.

O que você está esperando? Fale conosco agora mesmo ou solicite um orçamento sem compromissos, você receberá uma proposta de serviços em até no máximo 24 horas.

SAP Intelligent Robotic Process Automation Factory

A Easysapers utiliza a solução SAP Intelligent Robotic Process Automation Factory através do SAP Cloud platform que possibilita:

- Criar bots para automação de tarefas e distribui-los em Jobs;
- Monitorar sua execução e gerenciar atribuições de agentes a processos;
- Através do design studio, desenhar os bots através da construção de workflows e integrações;

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Além disso, utilizamos o conceito e solução iRPA, Intelligent Robotic Process Automation, possibilitada a partir da aquisição da SAP pela empresa Contextor.

O iRPA também está disponível no SAP Cloud Platform, o qual permite que o iRPA seja uma solução mais escalável e robusta que pode ser integrada a uma ampla gama de sistemas, bem como a dados estruturados e não estruturados.

A disponibilidade dos recursos de Machine Learning junto com o Conversational AI na mesma plataforma ofereça um RPA Inteligente que pode ser usado para automatizar ações que envolvam mais do que uma interface de usuário tradicional. Os robôs inteligentes fornecem uma oportunidade para as empresas reimaginarem a maneira como executam alguns de seus processos de negócios.

Outro bom exemplo de utilização de uma solução como essa, seria um fornecedor que deseja saber sobre o status de uma fatura. Usando novas tecnologias no SAP Cloud Platform, eles poderiam conversar com um chatbot e carregar sua fatura. O sistema pode usar os recursos de aprendizado de máquina para extrair dados de faturas do PDF carregado e disparar um bot RPA que interage com o sistema SAP de back-end.

Outra pergunta comum com os RPAs é: o que acontece quando as atualizações do sistema e as interfaces de usuário mudam. Como o iRPA lida com essas mudanças?

O iRPA utiliza regras baseadas no Aprendizado de Máquina para tomar decisões, em vez de usar a abordagem baseada em regras simples. Isso faz com que o bot seja mais inteligente e tome decisões por conta própria. Os bots que são entregues pela SAP vão além da interface do usuário e utilizam APIs e metadados que os tornam mais robustos às mudanças da interface do usuário.

SAP Intelligent Robotic Process Automation

O SAP Intelligent Robotic Process Automation é uma solução híbrida composta de três componentes:

1. Projete os processos de automação com o Desktop Studio local (somente Windows);
2. Orquestre os processos de automação em nuvem;
3. Execute os processos de automação com o (s) Desktop Agent (s) local (is).

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A SAP fornece conteúdos pré-construídos para vários processos de negócios principais nas áreas de finanças, aquisições e gerenciamento de dados. O conteúdo utiliza a UI & API existente para obter, processar e inserir dados e informações para automatizar os processos de negócios.

A Easysapers faz a importação desses conteúdos standard os configura para implementar rapidamente esses bots.

O RPA suporta os modos de automação assistido e não assistido. Os bots autônomos são usados principalmente para funções de back-office. Eles podem executar tarefas e interagir com diferentes aplicativos sem intervenção humana. Esses bots geralmente são executados em um servidor separado que foi dedicado para essa finalidade. Eles são normalmente usados para tarefas em lote que podem ser programadas para serem executadas em uma frequência específica.

Abaixo está um exemplo de Diagrama da Solução, que mostra como o iRPA pode ser usado para criar um bot desacompanhado que aproveita os serviços de integração do SAP Cloud Platform para interagir com sistemas SAP e não-SAP para concluir suas tarefas.


SAP Intelligent Robotics Process Automation - Unattended mode

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Os bots assistidos geralmente trabalham junto com humanos e ajudam a acelerar suas tarefas.

Estes são acionados pelo usuário e o bot é executado na estação de trabalho do usuário. Por exemplo, um agente de call center que está falando com um cliente pode usar um bot para buscar informações de clientes de vários sistemas e preencher sua tela. Desta forma, o agente de call center gasta menos tempo alternando entre aplicativos e pode se concentrar na conversa com o cliente.

Abaixo está um Exemplo de Diagrama da Solução que mostra como o iRPA pode ser usado para criar um bot assistido que obtém solicitações de chatbots e os processa usando APIs de Machine Learning antes de atualizar os dados em um sistema de back-end da SAP.


SAP Intelligent Robotics Process Automation - Attended mode

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Conheça agora as soluções, abordagem e experiência de nossos profissionais em SAP iRPA, automatize suas tarefas repetitivas, ganhe produtividade e satisfação de seus colaboradores e faça parte da era das empresas inteligentes.

Entre em contato conosco, para isso, envie seu cenário clicando no botão abaixo para saber mais como podemos ajuda-lo: